你必須要get的郵件禮儀
發布時間:2019-12-09 14:45:12 浏覽次數:
在職場中(zhōng)，郵件溝通是最正常不過的事了，可是你知(zhī)道嗎(ma)，郵件的使用其實蘊含着大(dà)學問！可能一(yī)不小(xiǎo)心就失禮了，令對方對你産生(shēng)不好的印象。今天同心君教大(dà)家6個至關重要的郵件禮儀，好的工(gōng)作習慣從發郵件開(kāi)始！
重要内容傳送勿用微信發送微信等溝通方式用于日常溝通無可厚非，但是文件的發送、重要事項的确認，一(yī)定要用郵件。除了顯得官方、正式之外(wài)，郵件還可以作爲證據——一(yī)旦到時候有人推诿責任或者胡攪蠻纏，郵件就是“呈堂證供”。郵件正文一(yī)定不能空着
郵件正文長篇累牍，半天不見重點固然不好；但是那些認爲“隻爲傳送一(yī)個附件文檔、沒其他事情可說的郵件就可以把正文空着”的做法同樣是十分(fēn)失禮的。“ 某某，内容詳見附件，辛苦查收。”等話(huà)語是十分(fēn)必要的，同事們切勿犯類似錯誤。
抄送人不可忽視主送人是接收這封郵件的人，他需給出反饋；抄送人是隻需要知(zhī)道這回事，不一(yī)定予以回複。2、跨部門的郵件溝通中(zhōng)，一(yī)般都要注意抄送，抄送關系如下(xià)：2） 跨部門溝通、跟客戶的進一(yī)步溝通時需抄送郵件雙方的直屬領導。3、抄送人的順序也是個大(dà)問題，因爲中(zhōng)國人曆來對論資(zī)排輩十分(fēn)重視。一(yī)般來說，抄送順序默認的是職位從高到低排列，同級别同事之間按照與郵件内容關聯度從高到低添加。郵件正文勿長篇大(dà)論你要知(zhī)道，大(dà)家都很忙，所以開(kāi)門見山的郵件最受歡迎。具體(tǐ)來說：1、 當表達點較多時，可以采用金字塔原理中(zhōng)的“總+分(fēn)+總”表達結構，即“開(kāi)門見山+分(fēn)步表述+歸納總結”。2、 如果超過兩件事，在分(fēn)步表達時，盡量多用序号1234分(fēn)段落，層次有序。3、 必要時可結合圖表、圖片來幫助内容表達，直觀有效。
4、 最好在一(yī)封郵件中(zhōng)把所有信息一(yī)次性說清楚，不要過兩分(fēn)鍾之後再發一(yī)封什麽“補充”、“更正”或“以此封爲準”的郵件，會讓人覺得做事馬虎，無章法。5、 合理提示關鍵信息。關鍵信息可以用粗體(tǐ)斜體(tǐ)、顔色字體(tǐ)、加大(dà)等形式重點突出，但必須适度且全文統一(yī)。6、 若是回複他人諸多問題的郵件，最好把相關的問題複制到正文中(zhōng)，然後針對每一(yī)個問題在下(xià)面附上答案，且問題與答案的字體(tǐ)可采用不同顔色，以便區分(fēn)。禮貌用語高下(xià)立現很多人寫郵件會比較随意，但切記：随意不等于沒禮貌。在即時聊天工(gōng)具裏，如微信上大(dà)家交談可能比較随意，但是郵件還是屬于正式的溝通途徑，必須注意禮貌。1、 開(kāi)頭的稱謂一(yī)定要有。發給領導就寫”X經理”、發給同事就寫同事英文名或大(dà)家熟悉的稱謂、發給客戶就寫“X先生(shēng)/女士”“X總”等。如果是發給很多人，可以寫“各位夥伴”、“大(dà)家好”、“Dear all”等。
2、 結尾的祝福不能少。可以是簡單的Best Regards或“祝您工(gōng)作愉快”，給客戶專業點可以寫“順祝商(shāng)祺”等。3、 結尾簽名要帶上。郵件結尾加上簽名檔非常有必要。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，一(yī)般不超過4行。這樣便于對方及時聯系到你。24小(xiǎo)時内務必回郵件上班之後，一(yī)定要養成每天查收郵件的習慣，以防錯過重要信息。這裏指的回複是指當你是“收件人”時，你是“抄送人”時可以不用回複。收到他人的郵件，尤其是領導、客戶的郵件，必須及時回複，緊急重要的郵件收到後立即反饋，非重要緊急視情況在1-3小(xiǎo)時内反饋，但一(yī)般不要超過24小(xiǎo)時。
隻要不是公司全員(yuán)通知(zhī)的公司公告、節日公告等郵件，其它郵件都要回複一(yī)下(xià)，哪怕隻是回答最簡單的“郵件收到，非常感謝！”或者“郵件收到，我(wǒ)們正在處理，一(yī)有結果馬上告知(zhī)您”等，不要讓對方苦苦等待，這也是對他人的尊重。如果你正在出差或休假，應該設定郵件自動回複功能，提供外(wài)出時間内的接手人信息，以免影響工(gōng)作。
